Apa Itu Term of Reference (TOR) Dalam Bisnis

Apa Itu Pengertian TOR (Term of Reference)?

Term of Reference (TOR) adalah sebuah dokumen resmi yang berisi penjelasan mendetail mengenai ruang lingkup, tujuan, serta berbagai aspek penting yang harus diperhatikan dalam pelaksanaan suatu proyek atau kegiatan bisnis. Mengacu pada definisi dari kamus Merriam-Webster, Term of Reference (TOR) merupakan serangkaian penjelasan tentang apa saja yang harus diselesaikan dan dipertimbangkan dalam sebuah pekerjaan tertentu.

Dalam dunia bisnis, Term of Reference (TOR) berfungsi sebagai pedoman yang menguraikan secara jelas mengenai latar belakang, tujuan, ruang lingkup, metodologi kerja, jadwal pelaksanaan, hingga anggaran yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu proyek. Dokumen ini menjadi dasar acuan bagi semua pihak yang terlibat, baik dari sisi manajemen, tim pelaksana, maupun stakeholder lainnya.

TOR biasanya disusun oleh pihak penyelenggara atau pemilik proyek, kemudian disampaikan kepada pihak pelaksana sebagai panduan dalam melaksanakan tugas. Dengan adanya TOR, semua pihak yang terlibat dalam proyek memiliki pemahaman yang sama mengenai apa yang harus dicapai, bagaimana cara mencapainya, serta batasan-batasan yang harus diperhatikan selama proses pelaksanaan.

Secara sederhana, TOR berfungsi sebagai jembatan komunikasi antara pemilik proyek dan pelaksana proyek. Dokumen ini memastikan bahwa kedua belah pihak memiliki pemahaman yang selaras mengenai kebutuhan, harapan, dan tujuan yang ingin dicapai. Dengan begitu, potensi kesalahpahaman dapat diminimalisir, dan proyek dapat berjalan lebih efektif serta efisien sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.

Apa Saja Isi Dokumen Term of Reference (TOR)?

Dokumen Term of Reference (TOR) adalah dokumen penting yang digunakan sebagai acuan dalam pelaksanaan sebuah proyek atau kegiatan bisnis. Dokumen ini diawali dengan judul yang mencantumkan nama kegiatan atau proyek yang akan dijalankan. Setelah judul, terdapat beberapa komponen penting yang menjadi isi utama TOR, yaitu:

1. Latar Belakang
   Bagian ini berisi informasi singkat mengenai latar belakang proyek, termasuk alasan mengapa proyek ini perlu dilaksanakan. Latar belakang juga mencakup informasi tentang penyelenggara proyek, tujuan umum kegiatan, serta kondisi atau permasalahan yang melatarbelakangi pelaksanaan proyek. Dalam beberapa format TOR, visi dan misi kegiatan dapat dituliskan terpisah dari latar belakang untuk memberikan gambaran yang lebih jelas tentang arah dan tujuan proyek.
2. Tujuan Proyek
   Bagian ini menjelaskan secara rinci tujuan yang ingin dicapai dari proyek tersebut. Tujuan dapat bersifat kualitatif maupun kuantitatif.
   • Tujuan Kuantitatif: Contohnya, meningkatkan penjualan hingga Rp5.000.000 per hari atau menarik 1.000 peserta dalam sebuah acara.
   • Tujuan Kualitatif: Contohnya, meningkatkan kesadaran peserta terhadap risiko penyakit tertentu atau memperkuat citra merek di kalangan target pasar.
3. Ruang Lingkup Pekerjaan (Scope of Work)
   Ruang lingkup pekerjaan menggambarkan secara jelas tugas dan tanggung jawab pihak-pihak yang terlibat dalam proyek, baik dari sisi penyelenggara maupun pelaksana. Bagian ini juga mencakup detail mengenai aktivitas yang harus dilakukan, batasan pekerjaan, serta hasil yang diharapkan.
4. Metode atau Spesifikasi Kegiatan
   Bagian ini menjelaskan secara detail metode atau pendekatan yang akan digunakan untuk melaksanakan proyek. Informasi yang dimuat meliputi:
   • Ketentuan proyek,
   • Spesifikasi sumber daya yang dibutuhkan,
   • Mekanisme pelaksanaan pekerjaan,
   • Informasi tambahan yang relevan dengan kegiatan proyek.

   Spesifikasi kegiatan dapat bervariasi tergantung pada jenis proyek yang dijalankan. Beberapa proyek mungkin memerlukan detail teknis yang lebih spesifik, sementara proyek lain lebih fokus pada prosedur kerja.

5. Jadwal Proyek dan Kegiatan
   Bagian ini mencantumkan jadwal pelaksanaan proyek, termasuk tanggal mulai dan berakhirnya proyek, serta rentang waktu untuk setiap tahapan kegiatan. Jadwal ini membantu memastikan proyek berjalan sesuai dengan rencana waktu yang telah ditentukan.
6. Persyaratan dan Kualifikasi
   Bagian ini memuat kriteria dan kualifikasi yang harus dipenuhi oleh pihak pelaksana proyek. Persyaratan ini dapat mencakup:
   • Jumlah dan kompetensi tenaga kerja yang dibutuhkan,
   • Pengalaman kerja yang relevan,
   • Dokumen pendukung yang harus disiapkan,
   • Standar kompetensi teknis dan administratif.
7. Logistik dan Anggaran
   Salah satu bagian terpenting dalam TOR adalah rincian mengenai kebutuhan logistik dan anggaran biaya. Informasi ini mencakup estimasi biaya yang dibutuhkan untuk melaksanakan proyek, alokasi anggaran untuk berbagai kebutuhan, serta batas atas anggaran (pagu anggaran) yang harus diperhatikan oleh pelaksana proyek.
8. Penutup
   Bagian penutup berisi informasi tambahan yang mendukung pemahaman dokumen, seperti:
   • Cara penyerahan proposal,
   • Batas waktu (deadline) pengajuan proposal,
   • Informasi kontak penyelenggara yang dapat dihubungi untuk konsultasi lebih lanjut.

Selain bagian-bagian di atas, beberapa dokumen TOR juga dilengkapi dengan lampiran yang berisi referensi tambahan, panduan teknis (guideline), atau dokumen pendukung lainnya yang dapat membantu pelaksana dalam memahami dan menyelesaikan proyek.

Catatan: Struktur dan format TOR dapat bervariasi tergantung pada jenis proyek atau kebutuhan organisasi. Beberapa proyek mungkin memerlukan detail yang lebih spesifik, sementara yang lain menggunakan format yang lebih sederhana. Oleh karena itu, penting untuk menyesuaikan isi TOR dengan karakteristik dan kompleksitas proyek yang akan dijalankan.

Baca Juga: Apa Itu Advertising? Pengertian dan Manfaat

Tujuan dan Manfaat Term of Reference (TOR)

Pembuatan Term of Reference (TOR) memiliki tujuan dan manfaat yang sangat penting dalam pelaksanaan proyek, terutama dalam konteks bisnis. TOR berfungsi sebagai dokumen acuan yang memberikan gambaran menyeluruh mengenai proyek, mulai dari perencanaan hingga pelaksanaan. Berikut ini adalah tujuan dan manfaat utama pembuatan TOR:

Tujuan Pembuatan Term of Reference (TOR)

1. Membantu Memilih Vendor atau Pihak Pelaksana yang Tepat
   Dalam proyek yang melibatkan pihak ketiga, TOR berperan penting dalam membantu penyelenggara proyek untuk mengevaluasi dan memilih vendor atau pelaksana yang paling sesuai. Dengan adanya dokumen ini, proses seleksi menjadi lebih terarah karena semua kriteria dan kebutuhan proyek dijelaskan secara rinci.
2. Sebagai Panduan Lengkap untuk Semua Pemangku Kepentingan
   TOR menjadi panduan yang komprehensif bagi semua pihak yang terlibat dalam proyek, termasuk manajemen, tim pelaksana, dan stakeholder lainnya. Dokumen ini memastikan bahwa setiap pemangku kepentingan memahami peran, tanggung jawab, serta tujuan yang ingin dicapai.
3. Sebagai Media Komunikasi yang Efektif
   TOR berfungsi sebagai alat komunikasi formal antara penyelenggara proyek dan pelaksana. Dokumen ini membantu menyampaikan ekspektasi, kebutuhan, dan tujuan proyek dengan jelas sehingga meminimalisir potensi kesalahpahaman di sepanjang pelaksanaan proyek.
4. Menjadi Bukti Tanggung Jawab atas Penyelenggaraan Proyek
   TOR dapat dijadikan sebagai dokumen resmi yang menunjukkan adanya tanggung jawab yang jelas dalam pelaksanaan proyek. Dokumen ini mencatat secara tertulis semua aspek penting proyek, sehingga dapat digunakan sebagai referensi jika terjadi permasalahan di kemudian hari.
5. Meningkatkan Transparansi dan Akuntabilitas
   Dengan adanya TOR, setiap tahap proyek dapat diawasi dengan lebih transparan. Dokumen ini membantu memastikan bahwa semua keputusan dan aktivitas yang dilakukan dalam proyek memiliki dasar yang jelas dan dapat dipertanggungjawabkan secara profesional.

Manfaat Term of Reference (TOR) bagi Pihak yang Berkepentingan

1. Membantu Proses Pengambilan Keputusan
   TOR menyediakan informasi yang lengkap dan terstruktur mengenai proyek, mulai dari latar belakang, tujuan, ruang lingkup, hingga anggaran. Informasi ini sangat berguna untuk mendukung proses pengambilan keputusan yang tepat dan berdasarkan data yang akurat.
2. Memastikan Proyek Berjalan Sesuai Rencana dan Efektif
   Dengan adanya TOR, pelaksanaan proyek dapat berjalan lebih terorganisir dan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Dokumen ini membantu memastikan bahwa setiap tahapan proyek dilakukan dengan efisien dan selaras dengan tujuan yang diinginkan.
3. Memudahkan Koordinasi Antar-Tim
   TOR berfungsi sebagai panduan kerja yang mempermudah koordinasi antar-tim yang terlibat dalam proyek. Setiap anggota tim dapat memahami peran dan tanggung jawabnya dengan lebih jelas, sehingga kolaborasi antar-tim menjadi lebih efektif.
4. Membantu Mengendalikan Risiko
   Salah satu manfaat penting dari TOR adalah kemampuannya dalam membantu mengidentifikasi dan mengelola potensi risiko yang mungkin muncul selama pelaksanaan proyek. Dengan perencanaan yang matang dan jelas, risiko dapat diminimalisir, dan solusi dapat disiapkan lebih awal.

Secara keseluruhan, TOR bukan hanya sekadar dokumen formal, melainkan alat strategis yang membantu memastikan proyek berjalan sesuai dengan tujuan, efisien, serta dapat dipertanggungjawabkan dengan baik. TOR memberikan kejelasan bagi semua pihak yang terlibat, sehingga proyek dapat dikelola secara profesional dan efektif.

Manfaatkan Juga Layanan Kami: Jasa SEO

Cara Membuat Term of Reference(TOR) yang Baik

Membuat Term of Reference (TOR) yang baik memerlukan pemahaman mendalam mengenai tujuan, kebutuhan, dan detail proyek yang akan dijalankan. TOR yang disusun dengan baik akan menjadi pedoman yang efektif bagi semua pihak yang terlibat dalam proyek, sehingga pelaksanaan dapat berjalan dengan lancar dan sesuai dengan rencana. Berikut ini adalah panduan langkah-langkah untuk membuat TOR yang baik, khususnya dalam konteks dunia bisnis:

1. Pahami Tujuan dan Kebutuhan Proyek

Sebelum mulai menulis TOR, pastikan Anda benar-benar memahami tujuan utama dari proyek yang akan dijalankan. Identifikasi kebutuhan spesifik proyek, hasil yang diharapkan, serta tantangan yang mungkin dihadapi. Pemahaman ini akan membantu Anda menyusun TOR yang relevan dan tepat sasaran.

2. Konsultasikan dengan Pihak Internal Terkait

Diskusikan setiap aspek proyek dengan pihak-pihak internal yang terlibat, seperti bagian keuangan, sumber daya manusia (SDM), operasional, dan tim manajemen. Konsultasi ini penting untuk memastikan semua kebutuhan proyek sudah dipertimbangkan, termasuk alokasi anggaran, kebutuhan SDM, dan sumber daya lainnya.

3. Identifikasi Stakeholder yang Terlibat

Kenali siapa saja stakeholder yang akan terlibat dalam proyek. Stakeholder ini bisa meliputi:

• Vendor pelaksana yang bertanggung jawab atas eksekusi proyek,
• Peserta atau pengguna akhir dari hasil proyek,
• Pemilik venue jika proyek melibatkan lokasi fisik tertentu,
• Komunitas atau mitra bisnis yang relevan,
• Pihak berwenang jika proyek membutuhkan izin atau regulasi khusus.

4. Susun Struktur Term of Reference( TOR) dengan Jelas dan Sistematis

Buatlah struktur TOR yang logis dan mudah dipahami. Struktur ini harus mencakup elemen-elemen penting seperti latar belakang, tujuan proyek, ruang lingkup pekerjaan, metodologi, jadwal, anggaran, serta persyaratan dan kualifikasi. Pastikan setiap bagian disusun secara berurutan agar alur informasi mudah diikuti.

5. Gunakan Bahasa yang Jelas dan Tidak Bertele-tele

Hindari penggunaan bahasa yang normatif atau ambigu. Sampaikan informasi secara detail dan terukur agar mudah dipahami oleh semua pihak yang membaca TOR. Anda dapat menggunakan metode SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound) untuk memastikan tujuan dan deskripsi proyek ditulis dengan jelas dan terukur.

6. Tinjau dan Evaluasi Kembali Term of Reference (TOR)

Setelah TOR selesai disusun, ulas kembali dokumen tersebut untuk memastikan tidak ada informasi penting yang terlewat. Konsultasikan dengan pihak internal yang relevan untuk mendapatkan masukan dan memastikan dokumen sudah sesuai dengan kebutuhan proyek.

7. Sertakan Lampiran Jika Diperlukan

Jika proyek yang akan dikerjakan cukup kompleks, tambahkan lampiran pendukung untuk memperjelas informasi. Misalnya, dalam proyek pembangunan booth pameran, Anda bisa melampirkan referensi desain, tata letak tempat, spesifikasi teknis, atau gambar kerja untuk membantu kandidat pelaksana memahami proyek secara lebih rinci.

8. Gunakan Format Term of Reference (TOR) yang Konsisten

Jika Anda sering membuat TOR untuk proyek-proyek serupa, gunakan format yang konsisten. Hal ini akan memudahkan proses penyusunan TOR di masa depan dan membantu semua pihak yang terlibat untuk lebih cepat memahami isi dokumen.

Kesimpulan

Term of Reference (TOR) adalah dokumen resmi yang berperan penting dalam perencanaan dan pelaksanaan proyek, khususnya dalam dunia bisnis. TOR tidak hanya berfungsi sebagai pedoman kerja yang menjelaskan ruang lingkup, tujuan, metode, serta anggaran proyek, tetapi juga menjadi alat komunikasi yang efektif antara penyelenggara proyek dan pihak pelaksana. Dengan adanya TOR, semua pihak yang terlibat memiliki pemahaman yang sama mengenai apa yang harus dicapai, bagaimana cara mencapainya, serta batasan-batasan yang harus diperhatikan.

TOR terdiri dari beberapa komponen penting, seperti latar belakang, tujuan proyek, ruang lingkup pekerjaan, metode pelaksanaan, jadwal, anggaran, persyaratan, serta kualifikasi yang dibutuhkan. Selain itu, dokumen ini juga memastikan transparansi, akuntabilitas, serta membantu mengelola risiko yang mungkin muncul selama proyek berlangsung.

Tujuan utama pembuatan TOR adalah untuk memberikan kejelasan dalam proses pengambilan keputusan, memastikan proyek berjalan sesuai rencana, mempermudah koordinasi antar-tim, serta mengontrol risiko secara efektif. TOR juga membantu dalam memilih vendor atau pihak pelaksana yang tepat, serta menjadi bukti tanggung jawab atas pelaksanaan proyek.

Untuk membuat TOR yang baik, penting untuk memahami kebutuhan proyek secara mendalam, berkonsultasi dengan pihak internal, mengidentifikasi stakeholder yang terlibat, serta menyusun dokumen secara sistematis dan jelas. Evaluasi ulang TOR yang telah dibuat untuk memastikan kelengkapan informasi, serta tambahkan lampiran jika diperlukan agar informasi proyek lebih mudah dipahami.

Secara keseluruhan, TOR bukan hanya sekadar dokumen formal, melainkan alat strategis yang memastikan proyek dapat dikelola secara profesional, efisien, dan efektif, serta mencapai tujuan yang telah ditetapkan dengan hasil yang optimal.