Apa Itu Document Management System (DMS)? & Manfaatnya untuk Bisnis.

Di era digital yang serba cepat ini, hampir semua bisnis menghadapi tantangan dalam mengelola dan mengatur dokumen dengan baik. Dari file kontrak hingga laporan, dokumen adalah aset penting yang menyimpan informasi krusial untuk operasional sehari-hari. Document Management System (DMS) hadir sebagai solusi inovatif untuk mengatasi tantangan ini, menggantikan cara-cara tradisional dalam pengelolaan dokumen dengan sistem yang lebih modern dan efisien.

Apa Itu Document Management System (DMS)?

Definisi dan Konsep Dasar dari DMS

Document Management System (DMS) adalah perangkat lunak yang dirancang khusus untuk mengelola, menyimpan, melacak, dan mengamankan dokumen-dokumen digital dalam satu platform yang mudah diakses. Dengan DMS, pengguna dapat mengunggah, mengorganisasikan, dan mencari dokumen hanya dalam hitungan detik, tanpa perlu repot mencari-cari di tumpukan kertas atau folder digital yang berantakan.

Konsep dasar dari DMS meliputi:

• Pengelolaan Terpusat: Semua dokumen disimpan dalam satu tempat yang terpusat, memudahkan pencarian dan pengelolaan.
• Keamanan dan Kontrol Akses: Hanya pengguna yang berwenang yang dapat mengakses atau mengubah dokumen tertentu.
• Versi dan Riwayat Dokumen: DMS menyimpan versi-versi dokumen sehingga pengguna dapat melacak perubahan dan mengakses versi sebelumnya bila perlu.
• Otomatisasi Proses: Banyak DMS memiliki fitur otomatisasi seperti persetujuan dokumen dan alur kerja (workflow), yang membantu mempercepat proses bisnis.

Dengan kata lain, DMS bukan sekadar tempat penyimpanan; ini adalah sistem pengelolaan dokumen yang menawarkan fitur canggih untuk mempermudah kerja sehari-hari dan meningkatkan produktivitas tim.

Kenapa DMS Diperlukan di Lingkungan Bisnis Modern?

Pengelolaan dokumen yang efisien tidak hanya membantu bisnis berjalan lancar tetapi juga memegang peran penting dalam pertumbuhan dan keamanan data perusahaan. Berikut beberapa alasan mengapa DMS diperlukan di lingkungan bisnis modern:

1. Meningkatkan Produktivitas
   • Dengan fitur pencarian dokumen instan, karyawan tidak lagi menghabiskan waktu berjam-jam untuk menemukan dokumen yang mereka butuhkan. Semua dokumen berada dalam satu sistem, dengan fitur pencarian yang akurat dan cepat.
2. Mengurangi Risiko Kehilangan Data
   • DMS menyimpan dokumen secara digital, sehingga risiko kehilangan dokumen fisik akibat kebakaran, banjir, atau kecelakaan lainnya dapat diminimalisir. Selain itu, sistem backup dan kontrol akses memastikan dokumen aman dari risiko kehilangan atau pencurian.
3. Mempercepat Kolaborasi Tim
   • Dalam DMS, dokumen dapat diakses oleh beberapa pengguna sekaligus, memungkinkan kolaborasi yang lebih cepat dan efisien. Sistem ini juga mendukung fitur seperti komentar, penandaan, dan penugasan yang mempermudah alur kerja tim.
4. Mendukung Kepatuhan Regulasi
   • Banyak industri seperti keuangan, kesehatan, dan hukum memiliki regulasi ketat terkait pengelolaan dokumen. DMS membantu perusahaan memenuhi regulasi ini dengan menyimpan semua dokumen sesuai standar keamanan yang dibutuhkan dan memudahkan proses audit.
5. Mendukung Penghematan Biaya
   • Dengan mengurangi kebutuhan penyimpanan fisik dan menekan biaya kertas serta tinta, DMS memberikan manfaat finansial jangka panjang bagi perusahaan.

Perbedaan antara DMS dengan Pengelolaan Dokumen Tradisional

Sebelum adanya DMS, pengelolaan dokumen umumnya dilakukan secara manual, yaitu dengan menyimpan dokumen di lemari arsip atau di folder pada komputer. Berikut adalah beberapa perbedaan utama antara DMS dan pengelolaan dokumen tradisional:

Dengan DMS, perusahaan mendapatkan pengelolaan dokumen yang lebih efisien, aman, dan mudah diakses kapan saja dan dari mana saja.

Fungsi Utama dari Document Management System (DMS)

Document Management System (DMS) dirancang untuk mempermudah pengelolaan dokumen dalam bisnis dengan berbagai fungsi utama yang menunjang efektivitas kerja. Sistem ini tidak hanya menyimpan dokumen, tetapi juga menyediakan alat untuk mengorganisasi, mengakses, dan mengamankan data secara efisien. Mari kita lihat fungsi-fungsi utama dari DMS yang menjadi alasan mengapa sistem ini penting di dunia bisnis modern.

1. Penyimpanan dan Pengorganisasian Dokumen

Salah satu fungsi utama dari DMS adalah menyediakan penyimpanan dokumen yang terpusat dan terstruktur. Tanpa adanya DMS, dokumen sering kali tersebar di berbagai lokasi, baik fisik maupun digital, yang membuat pencarian dan pengelolaannya memakan waktu.

Keunggulan Penyimpanan dan Pengorganisasian DMS:

• Terpusat: Semua dokumen disimpan dalam satu platform yang dapat diakses oleh semua pengguna yang memiliki izin. Ini mempermudah perusahaan untuk mengelola dokumen tanpa risiko kehilangan atau tersebarnya file di berbagai tempat.
• Folder dan Tag: DMS memungkinkan pengguna untuk membuat struktur folder yang fleksibel dan menambahkan tag (label) pada setiap dokumen untuk mempermudah klasifikasi dan pencarian.
• Otomatisasi Pengorganisasian: Beberapa DMS dilengkapi fitur otomatisasi untuk mengelompokkan dokumen berdasarkan kategori atau tipe file, sehingga membantu mempercepat pengaturan dokumen baru yang diunggah ke sistem.

Dengan penyimpanan dan pengorganisasian yang baik, DMS membantu perusahaan menghindari kebingungan dalam pencarian dokumen dan memastikan semua file tersimpan dengan rapi dan mudah diakses.

2. Aksesibilitas dan Pencarian Dokumen yang Mudah

Aksesibilitas dan pencarian yang mudah adalah fitur penting yang menjadikan DMS unggul dalam pengelolaan dokumen. DMS memungkinkan pengguna untuk menemukan dokumen dalam hitungan detik, dibandingkan dengan metode tradisional yang bisa memakan waktu berjam-jam.

Fitur Utama Aksesibilitas dan Pencarian DMS:

• Pencarian Kata Kunci: Dengan fitur pencarian berbasis kata kunci, pengguna hanya perlu memasukkan kata atau frasa yang relevan, dan DMS akan menampilkan semua dokumen yang terkait.
• Filter Berdasarkan Kriteria: Banyak DMS memungkinkan pencarian dengan filter tertentu, seperti tanggal, tipe dokumen, atau tag, sehingga mempermudah pengguna dalam mempersempit hasil pencarian.
• Akses Cloud dan Mobile-Friendly: Banyak DMS yang berbasis cloud, memungkinkan pengguna untuk mengakses dokumen dari mana saja dan kapan saja, baik melalui komputer, tablet, atau ponsel. Ini sangat menguntungkan bagi bisnis dengan tim yang bekerja dari jarak jauh atau di berbagai lokasi.

Dengan aksesibilitas yang tinggi dan pencarian yang cepat, DMS membantu meningkatkan produktivitas dan memastikan bahwa setiap dokumen selalu dapat diakses oleh pihak yang membutuhkannya.

3. Keamanan Data dan Kontrol Akses

Keamanan data adalah prioritas utama dalam pengelolaan dokumen bisnis. DMS menyediakan berbagai fitur keamanan dan kontrol akses untuk melindungi dokumen-dokumen penting dari risiko kebocoran atau penyalahgunaan data.

Keunggulan Keamanan dan Kontrol Akses dalam DMS:

• Enkripsi Data: DMS sering dilengkapi dengan enkripsi yang melindungi data selama proses penyimpanan dan transfer, memastikan bahwa hanya pengguna yang memiliki izin yang bisa mengakses informasi sensitif.
• Kontrol Akses Berbasis Pengguna: Administrator dapat mengatur izin akses secara rinci untuk setiap pengguna atau grup. Misalnya, beberapa pengguna mungkin hanya bisa melihat dokumen tertentu, sementara yang lain memiliki izin untuk mengedit atau menghapus.
• Audit Trail: DMS mencatat semua aktivitas yang terjadi pada dokumen, seperti siapa yang mengakses, mengedit, atau menghapusnya. Ini memberikan jejak yang transparan dan membantu dalam melacak perubahan serta mencegah manipulasi data tanpa izin.
• Perlindungan dari Ancaman Eksternal: Banyak DMS juga dilengkapi dengan perlindungan terhadap ancaman eksternal, seperti malware atau serangan siber, yang penting untuk menjaga integritas data perusahaan.

Dengan sistem keamanan yang kuat, DMS memberikan ketenangan bagi perusahaan dalam menjaga kerahasiaan data serta mematuhi regulasi yang berlaku.

4. Versi Dokumen dan Pengelolaan Izin

Dalam banyak kasus, dokumen sering kali mengalami perubahan dan revisi yang berulang kali. DMS membantu perusahaan mengelola versi dokumen sehingga semua perubahan terdokumentasi dengan baik dan pengguna tidak kebingungan dengan versi dokumen yang salah atau usang.

Fitur Versi Dokumen dan Pengelolaan Izin di DMS:

• Versi Dokumen yang Terlacak: DMS mencatat setiap perubahan yang dilakukan pada dokumen, dan menyimpan versi-versi sebelumnya. Pengguna dapat dengan mudah kembali ke versi sebelumnya jika diperlukan atau melihat siapa yang melakukan perubahan pada dokumen.
• Pengaturan Izin pada Tingkat Dokumen atau Folder: Administrator dapat mengatur izin secara rinci, bahkan hingga tingkat folder atau dokumen individual. Hal ini memastikan bahwa hanya pihak yang berwenang yang dapat mengakses atau mengubah dokumen tertentu.
• Notifikasi Perubahan: Banyak DMS memiliki fitur notifikasi untuk memberi tahu tim atau individu ketika ada perubahan pada dokumen yang relevan bagi mereka, sehingga mereka selalu mengikuti pembaruan tanpa perlu mengecek dokumen secara manual.

Dengan pengelolaan izin yang baik dan kemampuan untuk melacak versi dokumen, DMS meminimalkan risiko kesalahan akibat penggunaan dokumen yang salah dan memfasilitasi kolaborasi yang lebih terstruktur.

Document Management System (DMS) menyediakan berbagai fungsi utama yang mendukung bisnis dalam mengelola dokumen secara efektif, dari penyimpanan hingga pengamanan data. Dengan kemampuan aksesibilitas tinggi, keamanan ketat, dan kontrol penuh atas versi dokumen, DMS memungkinkan perusahaan untuk meningkatkan efisiensi kerja dan memastikan integritas serta keamanan informasi yang mereka kelola.

Manfaat Menggunakan Document Management System (DMS)

Dalam dunia bisnis yang semakin digital, penggunaan Document Management System (DMS) memberikan keuntungan yang signifikan. DMS bukan sekadar perangkat lunak penyimpanan dokumen, tetapi solusi komprehensif yang membantu perusahaan menghemat waktu, meningkatkan produktivitas, serta mendukung kolaborasi tim. Berikut ini adalah beberapa manfaat utama yang bisa dirasakan bisnis dengan menggunakan DMS.

1. Efisiensi Waktu dan Produktivitas

DMS secara langsung berkontribusi pada efisiensi waktu dan produktivitas tim. Dengan fitur-fitur canggih untuk menyimpan, mencari, dan mengakses dokumen, sistem ini menghilangkan kebutuhan mencari dokumen secara manual yang memakan waktu.

Bagaimana DMS Meningkatkan Efisiensi:

• Pencarian Cepat: Pencarian dokumen dalam DMS dapat dilakukan dalam hitungan detik dengan menggunakan kata kunci atau filter khusus, membuat proses pencarian lebih cepat dan mudah dibandingkan mencari di arsip fisik atau folder komputer.
• Otomatisasi Alur Kerja: Beberapa DMS mendukung alur kerja otomatis, seperti persetujuan dokumen atau pemberitahuan jika ada dokumen baru. Ini membantu mempercepat proses administrasi yang rutin.
• Pengurangan Duplikasi Kerja: Dengan fitur pelacakan versi, tim dapat memastikan bahwa mereka bekerja pada dokumen terbaru, sehingga terhindar dari duplikasi atau pekerjaan yang sia-sia.

Dengan peningkatan efisiensi ini, perusahaan dapat fokus pada aktivitas yang lebih strategis dan bernilai tinggi, sementara pekerjaan administratif menjadi lebih sederhana dan terorganisir.

2. Pengurangan Penggunaan Kertas dan Biaya Penyimpanan Fisik

Menggunakan DMS juga membantu perusahaan untuk mengurangi ketergantungan pada kertas dan kebutuhan penyimpanan fisik yang menghabiskan ruang serta biaya.

Manfaat dari Pengurangan Penggunaan Kertas:

• Penghematan Biaya: Mengurangi penggunaan kertas dan tinta dapat secara signifikan menekan biaya operasional. Perusahaan tidak perlu lagi membeli kertas dalam jumlah besar atau mengalokasikan anggaran untuk pengelolaan dan penyimpanan fisik dokumen.
• Ramah Lingkungan: Menggunakan DMS adalah langkah menuju bisnis yang lebih hijau. Pengurangan penggunaan kertas berarti lebih sedikit penebangan pohon dan pengurangan limbah kertas, yang mendukung keberlanjutan lingkungan.
• Pengurangan Penyimpanan Fisik: DMS menggantikan lemari arsip dan ruang penyimpanan fisik yang memakan tempat. Dokumen disimpan secara digital dan aman, tanpa perlu menggunakan ruang kantor untuk penyimpanan fisik.

Dengan penghematan ini, perusahaan bisa mengalokasikan anggaran untuk kebutuhan lainnya, serta menciptakan lingkungan kerja yang lebih rapi dan efisien.

3. Meningkatkan Kolaborasi Tim dan Integrasi dengan Sistem Lain

DMS mendukung kolaborasi yang lebih lancar antar anggota tim. Dengan adanya satu platform yang bisa diakses bersama, anggota tim dapat bekerja lebih sinkron dan produktif, terutama dalam proyek atau dokumen yang memerlukan keterlibatan banyak orang.

Fitur Kolaborasi dan Integrasi dalam DMS:

• Akses Bersama dan Real-Time: Beberapa DMS memungkinkan pengguna untuk mengakses dokumen secara bersamaan dan membuat catatan atau komentar di dalam dokumen tersebut. Ini sangat bermanfaat dalam diskusi tim atau proyek yang membutuhkan masukan dari berbagai pihak.
• Integrasi dengan Software Lain: DMS modern umumnya dapat diintegrasikan dengan berbagai perangkat lunak bisnis lain seperti sistem ERP, CRM, atau perangkat lunak manajemen proyek. Hal ini mempermudah perpindahan data antar platform tanpa mengganggu alur kerja.
• Notifikasi dan Pembaruan: Anggota tim mendapatkan notifikasi otomatis ketika ada perubahan atau pembaruan pada dokumen, sehingga mereka selalu bekerja pada versi terbaru tanpa perlu mengirim email atau meminta konfirmasi secara manual.

Kolaborasi yang lebih mudah dan integrasi dengan sistem lain memungkinkan tim bekerja lebih efisien dan terorganisir, terutama bagi bisnis yang memiliki karyawan di berbagai lokasi atau bekerja secara remote.

4. Kepatuhan terhadap Regulasi dan Audit Dokumen

Banyak industri yang diatur oleh regulasi ketat terkait pengelolaan dokumen dan perlindungan data, seperti sektor keuangan, kesehatan, dan pemerintahan. DMS membantu perusahaan memenuhi persyaratan tersebut dengan menyediakan sistem yang aman dan dapat dilacak.

Fitur Kepatuhan dan Audit dalam DMS:

• Pencatatan Aktivitas (Audit Trail): DMS mencatat setiap aktivitas yang terjadi pada dokumen, seperti siapa yang mengakses, mengedit, atau menghapus dokumen. Hal ini mempermudah pelacakan ketika ada audit atau inspeksi yang memerlukan riwayat penggunaan dokumen.
• Penyimpanan Aman dengan Kontrol Akses: Sistem kontrol akses memungkinkan perusahaan untuk mengatur siapa yang bisa melihat atau mengedit dokumen tertentu. Dengan kontrol ini, perusahaan dapat menjaga kerahasiaan dokumen penting dan memastikan kepatuhan terhadap regulasi keamanan data.
• Arsip Elektronik dan Retensi Data: DMS menyediakan fitur arsip dan retensi yang memastikan dokumen disimpan sesuai periode yang diperlukan oleh hukum atau kebijakan perusahaan. Setelah periode retensi berakhir, DMS dapat menghapus dokumen secara otomatis, mengurangi risiko penyimpanan data yang tidak perlu.

Dengan fitur-fitur ini, DMS mendukung perusahaan dalam menjaga kepatuhan terhadap regulasi, yang penting untuk menghindari potensi sanksi atau pelanggaran hukum.

Menggunakan Document Management System (DMS) membawa banyak manfaat bagi perusahaan, mulai dari meningkatkan efisiensi dan produktivitas, mengurangi biaya, hingga mendukung kepatuhan terhadap regulasi. Bagi perusahaan yang ingin memaksimalkan pengelolaan dokumen dan menciptakan lingkungan kerja yang lebih produktif, DMS adalah solusi ideal untuk

Jenis-Jenis Document Management System (DMS)

Pemilihan Document Management System (DMS) yang tepat sangat penting untuk memastikan sistem tersebut benar-benar sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Saat ini, DMS hadir dalam berbagai jenis, masing-masing dengan kelebihan dan kekurangannya sendiri. Dalam artikel ini, kita akan membahas berbagai tipe DMS, termasuk perbedaan antara On-premise dan Cloud-based, open-source vs. proprietary, serta beberapa contoh software DMS populer yang dapat menjadi pilihan terbaik untuk bisnis Anda.

1. On-premise vs. Cloud-based DMS

Salah satu pembeda utama dalam DMS adalah cara sistem ini diimplementasikan, yaitu On-premise atau Cloud-based. Memilih di antara keduanya tergantung pada kebutuhan, skala, dan anggaran perusahaan.

On-premise DMS

• Pengelolaan Internal: On-premise DMS adalah sistem yang diinstal di server perusahaan dan dikelola secara internal. Seluruh data dan dokumen disimpan di dalam infrastruktur perusahaan, yang memberikan kontrol penuh kepada tim IT internal.
• Keamanan yang Terkendali: Karena sistem berada di lokasi perusahaan, keamanan data lebih terkontrol, dan risiko akses dari pihak luar dapat diminimalkan.
• Biaya Awal Tinggi: Implementasi on-premise biasanya memerlukan investasi awal yang besar untuk perangkat keras dan infrastruktur IT, sehingga lebih cocok untuk perusahaan besar yang mampu menanggung biaya tersebut.
• Peningkatan Kustomisasi: Sistem on-premise memungkinkan kustomisasi yang lebih mendalam sesuai kebutuhan khusus bisnis, karena perusahaan memiliki kontrol penuh atas sistemnya.

Cloud-based DMS

• Aksesibilitas Tinggi: Dengan cloud-based DMS, dokumen dapat diakses dari mana saja dan kapan saja selama ada koneksi internet, yang sangat cocok untuk perusahaan dengan tim remote atau kebutuhan mobilitas tinggi.
• Perawatan Minimal: Penyedia layanan cloud biasanya mengurus pemeliharaan, pembaruan, dan keamanan sistem, sehingga perusahaan tidak perlu memiliki tim IT internal untuk pengelolaan DMS.
• Biaya Fleksibel: Cloud-based DMS sering kali berbasis langganan dengan biaya bulanan atau tahunan, sehingga investasi awalnya lebih rendah dibandingkan dengan on-premise.
• Scalability: Cloud-based DMS dapat dengan mudah ditingkatkan kapasitasnya seiring pertumbuhan bisnis, tanpa perlu perubahan besar pada infrastruktur.

Secara singkat, on-premise DMS memberikan kendali penuh dan keamanan yang tinggi, sementara cloud-based DMS menawarkan aksesibilitas dan fleksibilitas yang lebih baik.

2. DMS Open-source vs. Proprietary

Perbedaan lain dalam jenis DMS adalah antara yang open-source dan proprietary. Pemilihan di antara keduanya akan sangat tergantung pada kebutuhan kustomisasi, anggaran, dan sumber daya internal yang tersedia.

DMS Open-source

• Biaya yang Lebih Rendah: DMS open-source umumnya tersedia secara gratis atau dengan biaya lisensi yang minimal. Ini adalah pilihan ekonomis bagi perusahaan yang memiliki tim pengembangan internal.
• Kustomisasi yang Tinggi: Karena kode sumbernya terbuka, DMS open-source dapat disesuaikan sesuai kebutuhan spesifik perusahaan. Ini memungkinkan perusahaan membuat perubahan dan menambahkan fitur-fitur tambahan sesuai kebutuhan.
• Kendala Teknis: Meskipun fleksibel, DMS open-source membutuhkan keahlian teknis untuk instalasi dan pemeliharaan. Bisnis yang memilih opsi ini harus memiliki tim IT yang mampu menangani potensi masalah teknis.

DMS Proprietary

• Dukungan Pengembang yang Terjamin: DMS proprietary dikembangkan dan didukung oleh penyedia perangkat lunak komersial. Ini berarti perusahaan memiliki akses ke dukungan teknis yang lebih kuat dan dapat mengandalkan tim pengembang untuk pembaruan dan pemeliharaan.
• Fitur Premium: Sistem proprietary sering kali menawarkan fitur-fitur canggih yang sudah teruji dan dirancang untuk kebutuhan bisnis yang beragam. Meskipun kurang fleksibel dalam hal kustomisasi, fitur yang disediakan biasanya lebih lengkap dan user-friendly.
• Biaya Langganan atau Lisensi: Proprietary DMS biasanya memiliki biaya lisensi atau langganan, yang bisa menjadi beban tambahan bagi perusahaan kecil, tetapi memberikan keamanan lebih dalam bentuk dukungan resmi.

DMS open-source cocok untuk perusahaan yang membutuhkan kustomisasi mendalam dan memiliki sumber daya teknis internal, sementara DMS proprietary adalah pilihan tepat untuk perusahaan yang mencari solusi siap pakai dengan dukungan penuh dari penyedia.

3. Contoh Software DMS Populer

Setelah memahami jenis-jenis DMS, mari kita lihat beberapa contoh software DMS populer yang banyak digunakan oleh perusahaan di berbagai industri:

• M-Files
  • Fitur Utama: M-Files terkenal dengan kemampuan mengelola dokumen berbasis metadata, sehingga pencarian dokumen menjadi lebih efisien dan terstruktur. Selain itu, sistem ini mendukung kolaborasi tim dan alur kerja otomatis.
  • Keunggulan: Integrasi yang kuat dengan aplikasi populer seperti Microsoft Office dan Google Workspace, sehingga memudahkan pengguna dalam mengakses dan mengedit dokumen.
  • Cocok untuk: Perusahaan yang menginginkan DMS berfitur lengkap dan integrasi yang mulus dengan aplikasi bisnis lainnya.
• DocuWare
  • Fitur Utama: DocuWare adalah platform cloud-based yang menawarkan penyimpanan dokumen dan alur kerja otomatis, sangat cocok untuk tim yang bekerja secara remote.
  • Keunggulan: User interface yang ramah pengguna serta keamanan data yang tinggi, termasuk enkripsi dan audit trail untuk pelacakan aktivitas.
  • Cocok untuk: Bisnis menengah hingga besar yang membutuhkan DMS terkelola dengan baik dan aksesibilitas cloud.
• Nextcloud (Open-source)
  • Fitur Utama: Nextcloud adalah solusi DMS open-source yang dapat diinstal di server perusahaan sendiri. Selain manajemen dokumen, Nextcloud mendukung berbagi file dan integrasi dengan aplikasi lain.
  • Keunggulan: Gratis dan bisa disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan; cocok untuk bisnis yang ingin menghemat biaya.
  • Cocok untuk: Perusahaan kecil hingga menengah yang mencari DMS open-source dengan opsi kustomisasi tinggi.
• SharePoint
  • Fitur Utama: SharePoint dari Microsoft menawarkan integrasi mendalam dengan ekosistem Microsoft, memungkinkan kolaborasi dan manajemen dokumen yang kuat di lingkungan Office 365.
  • Keunggulan: Cocok untuk perusahaan yang sudah menggunakan produk Microsoft, karena SharePoint memungkinkan integrasi penuh dengan Microsoft Teams, Word, Excel, dan aplikasi lainnya.
  • Cocok untuk: Perusahaan yang mengutamakan integrasi dengan Microsoft dan membutuhkan DMS berfitur lengkap untuk kolaborasi.
• Alfresco (Open-source dan Proprietary)
  • Fitur Utama: Alfresco adalah DMS berbasis cloud yang menyediakan solusi open-source dan proprietary. Sistem ini dirancang untuk mendukung alur kerja yang kompleks, kolaborasi, dan otomatisasi proses bisnis.
  • Keunggulan: Mendukung berbagai macam kebutuhan pengelolaan konten, baik dalam bentuk on-premise, cloud, maupun hybrid.
  • Cocok untuk: Perusahaan besar yang membutuhkan DMS dengan opsi fleksibel, baik open-source atau proprietary.

Dengan memahami berbagai jenis dan contoh software DMS, perusahaan dapat memilih sistem yang paling sesuai dengan kebutuhan mereka. Pilihlah DMS yang tidak hanya cocok dari segi fungsionalitas tetapi juga mendukung pertumbuhan dan kemudahan operasional bisnis Anda.
Baca Juga: Apa Itu Hosting Web? Pengertian, Fungsi, dan Jenisnya